Project Spraakgestuurd rapporteren (SGR)

Doel

Zorgmedewerkers ervaren dat dagelijkse administratieve werkzaamheden veel tijd in beslag kunnen nemen. Dit gaat ten koste van de tijd voor de cliënt. Medewerkers ervaren rapporteren niet

Aanleiding 

Een van de resultaten uit het experiment “spraakgestuurd rapporteren” is dat er behoefte is om een breder onderzoek naar “de mogelijkheden om efficiënter te rapporteren” uit te voeren. Om tot een tijdsbesparing te komen en meer plezier uit het werk te halen, is het zaak om niet enkel naar de middelen te kijken, maar om ook te kijken naar de rapportage op zich. 

Hoe lang rapporteren we al op deze wijze? Dient deze werkwijze een doel? Is deze werkwijze efficiënt ingericht? Valt er meer tijdswinst te behalen en meer werkplezier als we eens naar het totale proces gaan kijken? En misschien wordt het wel gemakkelijker om bij de cliënt te rapporteren, met de cliënt of door de cliënt te (laten) rapporteren? Het is zaak om inzicht te krijgen in wat er in de rapportages staat, hoe de rapportages nu zijn ingericht/opgesteld en hoe dit efficiënter (en wellicht ook leuker) zou kunnen. 

 Doel 

Het project efficiënter/anders rapporteren heeft ten doel om de dagelijkse rapportages en metingen
voor zorgmedewerkers, cliënt en netwerk efficiënter/anders in te richten zodat er tijd wordt bespaard en meer werkplezier wordt ervaren. 

Aanpak

Dit project wordt in vier fases doorlopen: 

• Fase 1: Deskresearch. Er wordt deskresearch uitgevoerd naar alle wet- en regelgevingen rondom rapporteren. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het landelijk onderzoek ‘(Ont)Regel de Zorg’ van Vilans om in beeld te brengen welke registraties verplicht zijn en welke organisatie specifieke registraties er daarnaast gelden. 
• Fase 2: Veldonderzoek. Tijdens het veldonderzoek worden er enquêtes uitgezet bij medewerkers, cliënten en het netwerk van de cliënt. Aan hen wordt gevraagd hoe zij deze rapportages ervaren, hoeveel tijd de rapportages kosten, en wat er wellicht anders (=sneller, beter en/of leuker) zou kunnen. Op basis van de resultaten van de vragenlijsten en de verkregen inzichten wordt bepaald of een verdieping nodig is in de vorm van interviews. 
• Fase 3: Validatie. In deze fase gaan auditoren van de verschillende organisaties in gesprek met diverse betrokkenen om te toetsen of de resultaten die we hebben opgehaald met enquêtes ook daadwerkelijk matchen met de dagelijkse praktijk.  
• Fase 4: Focusgroepen. Tot slot zullen meerdere focusgroepen plaatsvinden waarbij we alle doelgroepen en ook externe partijen zoals VWS, IGJ en zorgverzekeraars willen betrekken om met elkaar in gesprek te gaan over het anders/efficiënter inrichten van de rapportages. Bij de herinrichting van het rapportageproces hanteren we vanuit de visie van regio Midden-Brabant bij voorkeur de volgende volgorde: 1) cliënt, 2) netwerk, 3) technologie en 4) medewerker rapporteert als het niet anders kan. 

Tot slot wordt een eindrapportage opgesteld en verspreid. 

 Behaalde resultaten in 2022 

• Uit de deskresearch naar de verplichte wet- en regelgeving en het organisatiebeleid is naar voren gekomen dat de gezamenlijke meerwaarde voor het onderzoek ligt bij de dagelijkse rapportage en metingen. Hiermee is de scoop van het onderzoek vastgesteld.  
• Uit de uitgevoerde enquêtes zijn eerste inzichten gekomen. Van de 536 medewerkers die reageerden gaf 33% aan dat er geregeld dubbel wordt gerapporteerd en een derde gaf aan dat 50% of minder van de informatie die zij lezen in de rapportage waardevol is. Daarentegen geeft de cliënt en diens netwerk aan dat ze 75% van de informatie in de rapportage als waardevol ervaren en 21% van hen zou zelf iets willen rapporteren. Verder is er vanuit de medewerkers een behoefte aan afspraken over het gebruik van een rapportagemethode en de implementatie ervan en zijn door zowel de medewerkers als de cliënt en diens netwerk suggesties gegeven voor het verbeteren van de rapportage. 

 Jaardoelen 2023 

• In 2023 worden er per deelnemende organisatie minimaal twee aanbevelingen gedaan waardoor het inrichtingsproces van de dagelijkse rapportages of -metingen wijzigt. De verwachte uitkomst van deze aanbevelingen/wijzigingen in de inrichting zijn een tijdbesparing of een toename in het werkplezier. De organisaties kunnen deze aanbevelingen in hun eigen organisaties implementeren en evalueren. 

Acties en beoogde resultaten 

Actie: validatie door kwaliteit auditoren
Beoogd resultaat: Kwaliteit auditoren van de deelnemende organisaties hebben de eerder gevonden inzichten getoetst vanuit kwaliteitsperspectief (waar onder wet- en regelgeving). Elke organisatie doet minimaal twee aanbevelingen voor verbetering. 

Actie: Focusgroepen beoordelen inzichten.
Beoogd resultaat: De gevonden verrijkte inzichten zijn voorgelegd aan verschillende focusgroepen. Resultaten worden meegenomen in het opstellen van het eindadvies. Zo ontstaat voldoende draagkracht voor de uitvoering van de adviezen.

Actie: Eindrapportage opgesteld.
Beoogd resultaat: Het gezamenlijk opgesteld eindrapport wordt gepresenteerd en verspreid via de gebruikelijke kanalen. Het eindrapport bevat concrete praktische adviezen.

Het eindrapport is hier te lezen. 

Deelnemende organisaties 

• Amaliazorg 
• Thebe 
• De Leyhoeve 
• ‘t Heem 

Meer Informatie 

Paula Maat, paula.maat@thebe.nl 

Gerard van Glabbeek, gerard.van.glabbeek@mijzo.nl 

“Tijdens de visiteronde die ik in de ochtend deed, schreef ik voorheen mijn notities op een blaadje. Dat was voor de verzorgende niet handig omdat zij moeten wachten op de rapportage. Tijdens de pilot sprak ik een paar steekwoorden in tijdens de ronde en werkte deze later uit. Dit was voor de verzorgende ook fijn, want zij konden hierdoor al eerder een deel zien. Ik ben geen snelle typer dus als ik zo min mogelijk hoef te typen is dat altijd fijn” aldus een verpleegkundig specialist van Thebe over de software van Nuance.